1. 沟通与协商：培训机构应该主动与学员进行沟通，了解学员未完成课程的原因。可能是时间安排问题、经济困难或其他个人原因。通过友好的沟通，可以试图找到解决问题的方法。
2. 提供解决方案：如果学员因为某些合理的理由无法继续学习，培训机构可以考虑提供一些解决方案，比如延期支付、分期付款或者提供免费的复习材料等，以帮助学员克服困难。
3. 法律途径：如果沟通无效，且学员坚持要求退款，培训机构可能需要采取法律手段。这通常包括发送律师函，提醒学员合同条款以及可能产生的法律后果。在某些情况下，如果学员的行为构成违约，培训机构可能会通过法律途径要求退款。
4. 退款：在开始培训之前，培训机构应该明确告知学员其退款。如果学员在课程开始后才发现无法继续，那么他们可能已经错过了退款的机会。培训机构应该确保他们的退款是清晰和公正的。
5. 记录保留：在整个过程中，培训机构应该保留所有与学员的通信记录和交易凭证，以备不时之需。这些记录可能在后续的法律程序中起到关键作用。
6. 客户关系管理：为了预防未来的问题，培训机构应该持续关注客户的满意度和反馈。这有助于及时发现并解决潜在问题，避免类似情况的发生。
7. 内部审计：定期对培训项目进行内部审计，确保所有的操作都符合公司和法律法规。这样可以及时发现并纠正潜在的问题，减少未来的纠纷。
8. 客户服务改进：根据客户的反馈和投诉，不断改进服务质量和客户体验。这不仅能提高客户满意度，还能增强品牌信誉。
追回学费是一个复杂的过程，需要耐心、同理心和有效的沟通技巧。培训机构应该始终遵循诚信原则，公平对待每一位学员，并在必要时寻求专业的法律支持。
